بعضی کسب‌وکارها برای انجام تکالیف مالیاتی باید رویدادهای مالی خود را ثبت و دفاتر مربوط را طبق مقررات ارائه کنند. شیوه ثبت و ارائه اطلاعات ممکن است الکترونیکی باشد. اما قبل از هر کاری، باید مشخص شود چه تکلیفی شامل کسب‌وکار شماست.
دفتر روزنامه و دفتر کل چه هستند؟
دفتر روزنامه ثبت رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ است؛ مثلاً خرید، فروش، دریافت وجه و پرداخت هزینه. دفتر کل همان اطلاعات را به تفکیک حساب‌ها نشان می‌دهد تا گردش و مانده هر حساب مشخص شود. ثبت درست حسابداری ممکن است به مدارکی فراتر از گردش بانک نیاز داشته باشد.
اگر نرم‌افزار حسابداری نداشته باشیم چه کنیم؟
اول نگران کد حساب و بدهکار و بستانکار نباشید. فهرست حساب‌های بانکی مورد استفاده، صورت‌حساب‌های دوره، گزارش‌های فروش، فاکتورهای خرید، اطلاعات موجودی یا بدهی و طلب را جمع کنید. اگر بعضی مدارک در دسترس نیستند، آن‌ها را به‌عنوان مورد ناقص علامت بزنید و برای تکمیلشان اقدام کنید.
آیا همه واریزها درآمد هستند؟
خیر. انتقال پول بین حساب‌های یک شرکت، دریافت وام، آورده مالک یا وصول طلب قدیمی می‌توانند باعث واریز شوند بدون آنکه درآمد جدید همان دوره باشند. در مقابل، فروش نسیه ممکن است هنوز وجه بانکی ایجاد نکرده باشد. به همین دلیل ساخت دفاتر صرفاً با جمع واریزها و برداشت‌ها خطاست.
وقتی چند حساب بانکی داریم
فهرست تمام حساب‌های مرتبط و بازه زمانی صورت‌حساب‌هایشان را آماده کنید. تطبیق جابه‌جایی بین حساب‌ها و تسویه کارتخوان و درگاه کمک می‌کند یک رویداد دو بار ثبت نشود. حساب‌های بسته‌شده در میانه دوره هم ممکن است اطلاعات مهمی داشته باشند.
فایل دفاتر قانونی چگونه ارائه می‌شود؟
در رویه سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، مؤدی واجد شرایط اطلاعات را بر اساس قالب مورد پذیرش تهیه و از مسیر رسمی بارگذاری می‌کند. قالب، دوره، اطلاعات پلمب و زمان ارسال باید برای سال مالی مربوط بررسی شوند. دفتر روزنامه، دفتر کل و «فایل بارگذاری» مفاهیم مرتبط ولی یکسان نیستند.
چند نکته مهم قبل از ارسال
- اول وضعیت تکلیف قانونی خود را مشخص کنید؛ همه کسب‌وکارها تکلیف یکسانی ندارند.
- فقط تراز بودن جمع اعداد، صحت حسابداری را ثابت نمی‌کند.
- مدارک و منشأ ثبت‌ها را نگه دارید تا اطلاعات قابل رسیدگی باشند.
- پیش از ارسال، قالب و مهلت فعال دوره را از مرجع رسمی بررسی کنید.
- تهیه فایل و «ثبت نهایی نزد سازمان» دو کار متفاوت‌اند.